Het was nog even spannend, maar er zijn afspraken gemaakt tussen Google en het onderwijs over de risico’s van het gebruik van Google Workspace op scholen. Fijn! Maar hiermee is het onderwijs er nog niet. Besturen moeten zelf een aantal stappen zetten om aan hún kant te zorgen voor een veilige werkwijze. In dit artikel gaan we hier dieper op in.
Noodzakelijke stappen
Het gaat ook om noodzakelijke stappen, omdat het bestuur uiteindelijk verantwoordelijk is voor de bescherming van persoonsgegevens die ze verwerkt. Dit kan best een pittige uitdaging zijn, zeker als de juiste expertise ontbreekt. Mocht dit het geval zijn, laat dit je in ieder geval niet weerhouden om toch stappen te zetten. Het is mogelijk om je te laten ondersteunen bij elke stap in het proces.
“De noodzakelijke stappen kunnen een uitdaging zijn, omdat specifieke expertise mogelijk ontbreekt.”
Stap 1 – Technische maatregelen
Sommige technische instellingen moeten nagekeken worden. de juiste instellingen. Schoolbesturen krijgen de aanbeveling om deze handleiding nog eens naast hun omgeving te houden.
Denk hierbij aan het instellen van specifieke gebruikersprofielen, de opslaglocatie van data en diverse opties voor beheer van de omgeving. Neem hier alsjeblieft de tijd voor, of laat je adviseren.
Stap 2 – Accepteer de nieuwe overeenkomst van Google
De technische contactpersoon van het bestuur heeft de nieuwe voorwaarden van Google per mail ontvangen en moet deze accepteren, volgens deze handleiding.
Heel eerlijk gezegd is dit in de praktijk erg onhandig, omdat het voor een FG lastig is om mee te kijken. Er zit een geautomatiseerd proces voor ondertekening achter, zonder meekijkfunctie. Hierbij is het niet mogelijk om een PDF te genereren, vanwege de keuze om de overeenkomst niet openbaar te publiceren. Dit moeten besturen dus op een andere manier organiseren.
“Heel eerlijk gezegd gaat het ondertekenen van de nieuwe overeenkomst in de praktijk erg onhandig, omdat het voor een FG lastig is gemaakt om mee te kijken.”
Stap 3 – Organiseer een bestuursspecifieke DPIA
Deze inventarisatie gaat om het in kaart brengen van specifieke risico’s van de school of het bestuur. Waarom is dit belangrijk? Omdat het bestuur wettelijk verplicht is om een onderbouwde afweging te maken over de risico’s. Dit vormt de basis voor een keuze om te stoppen met Google Workspace, of met uitvoering van maatregelen wél door te gaan. Het handigst is het plannen van een dagdeel waarop bijvoorbeeld een BICT’er, een leerkracht, een directeur en een beleidsmedewerker met elkaar de openstaande punten uit de landelijke inventarisatie bespreken. De FG treed op als toezichthouder en adviseur.
